Planeamiento Estratégico: con la PMO frente a la innovación y métodos ágiles

El planeamiento estratégico es una actividad que define las acciones que ejecutará la organización para poder conseguir los objetivos trazados, así como, confirmar dichos objetivos y la estrategia. Pero esta es la teoría, que es lo que sucede realmente y porque no es tan bien vista esta actividad para quienes participan de ella (la mayoría de ejecutivos que participan en las maratónicas reuniones de planeamiento no ven con mucho agrado esa dedicación de tiempo), además de eso, considerando el costo del tiempo de los ejecutivos en el planeamiento, dejo la pregunta: ¿Qué valor medible le da a la organización el planeamiento como lo hace la mayoría de organizaciones?.



El gráfico anterior deja muchas preguntas y a la vez respuestas, muchas organizaciones hacen una reunión de planeamiento al año, muchas veces contando con un área Planeamiento, entonces, ¿Cómo?, entra en este esquema la innovación, el "agile" y la mejora continua, el planeamiento es una actividad constante que no para durante todo el año, podríamos no coincidir en términos pero el fondo sigue siendo el mismo, en el modelo MOS, consideramos que el planeamiento que hoy se hace no es más que la aprobación del presupuesto anual, ¿cómo se aprueba un presupuesto anual?, pues depende de factores que varían de acuerdo a la organización como son, los resultados financieros obtenidos, políticas de inversión, ha donde quiero llegar el próximo año, etc.

"El planeamiento es una actividad constante que no para todo el año"

Todo evoluciona, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos, el enfoque a procesos, la innovación, por ende, el planeamiento también evoluciona y ha evolucionado porque acompaña a la organización a tomar decisiones más eficientes en entornos tan dinámicos como los de hoy en día, por tanto, aquí es donde participa la PMO, continuemos bajo el supuesto que la MISIÓN, VISIÓN y Objetivos Estratégicos y Específicos están claros, valgan verdades hasta este momento la junta directiva no sabe cuanto debe invertir, el cuanto se debe invertir y como, resulta de las iniciativas pero las iniciativas se pueden presentar como:

• Innovación
• Métodos ágiles
• Tradicional

Cada una con su respectivo grado de incertidumbre, ahora ¿cómo las califico?, ¿cómo se cual es mejor para la organización?, ¿cómo se en que debo invertir?, ¿cómo puedo predecir una innovación?, ¿cómo puedo predecir el impacto si es ágil?, ¿debo calificar las iniciativas ágiles, de innovación y tradicionales de la misma forma? Para ponernos en contexto y usaremos como ejemplo Design Thinking como método de iniciativas ágiles, son una inagotable fuente de ideas que se prototipan buscando solucionar un problema, pero por más que se diga "equivocate al menor costo", no conozco junta directiva que destine fondos a fallas no calculadas o estimadas, entonces, se preguntarán ¿cómo juegan estas ideas tan dinámicas en mi planificación?, pues en el modelo MOS donde manejamos PMO Ágiles, PMO Waterfall y PMO Híbrida, agrupamos por impacto estas iniciativas ágiles, las calificamos y priorizamos, junto con las iniciativas tradicionales, con nuestra base de factores y componentes que juntos superan 70 puntos de evaluación por cada iniciativa, parece "engorroso" pero con ayuda de la tecnología no resulta otra cosa que un resultado rápido, objetivo, consensuado y cuantificado.



La forma de calificación cuantitativa del modelo MOS, facilita la toma de decisión porque elimina el subjetivismo, todos los involucrados en la planificación participan calificando sin conocer el resultado de su calificación, esto le da el objetivismo a nuestro modelo, disminuyendo la probabilidad de error abarcando todos los tópicos de la organización como se ve en la figura anterior. Finalmente, el resultado debe ir de acorde con el apetito de inversión, riesgo, capacidades operativas, mercado, entorno global y cultura organizacional.



Pero esto es solo el inicio del planeamiento, el error que muchos cometen es que lo consideran el final del planeamiento, los planes sufren cambios en el tiempo que tienen impacto financiero, operativo, humano, organizacional, etc., pero mejor aún, ¿cómo tomo la decisión de hacer un cambio a la planificación?, todo es basado en información, pero en información que pueda medirse el impacto en cada uno de los objetivos de la organización y conociendo las capacidades de la organización. Finalmente, la gran labor de planeamiento sigue un esquema como el siguiente, donde la PMO (conocimiento estratégico de la información de lo que se está implementando y aún no se implementa) y el área de Planeamiento (evaluación en conjunto con la PMO de los impactos), así mismo, de todo el comité ejecutivo de planeamiento con una frecuencia (recomendamos mensual).



En conclusión, el planeamiento no es una lista de deseos que se fabrica una vez al año y luego se olvida, todo en el management esta integrado, la PMO integra todos esos intereses y enfoques, y la medición de si la organización cumplió con lo planeado no es un check list con forma auditoril (se cumplió no se cumplió), la medición de la planificación es mucho más estructurada y lo suficientemente objetiva (depende de la información, cultura, gobierno organizacional) para que cada vez NO cada año, la organización sea má:s eficiente a la hora de invertir en sus iniciativas y conseguir la ventaja competitiva que todos buscan en su determinado mercado.

Harry Céspedes Santisteban
CEO MOS Latam
Colombia | República Dominicana | Perú
Country Manager ABPMP República Dominicana

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• @2019 MOS Latam Advisory