¿Qué beneficio le trae tener una PMO a la organización?, iniciando con que no es metodológico.

Existe unanimidad al respecto de que la PMO es la oficina de gestión de proyectos donde se atienden las necesidades de la organización derivada de los proyectos, donde no hay unanimidad es en las funciones que realiza, el alcance de su rol y el resultado que le debe dar a la empresa, pero hablamos de resultados medibles, soy de los NO creyentes de los resultados nominativos o cualitativos, cuanto más cerca estén de tener la capacidad de cuantificar sus objetivos y las medidas de sus resultados más cerca estarán del modelo que necesita la organización.

Parto indicando que todo lo que se mencione esta sobre la base de organizaciones públicas y privadas con una estructura organizacional que contempla responsables a nivel funcional (puede que lo tengan como unidad de negocio o como una función dentro de la organización) de planeamiento estratégico, comercial, operaciones, tecnología, proyectos, finanzas, riesgos, cumplimiento y por supuesto el CEO, que en muchos casos cumple muchas de las funciones mencionadas, pero no me distraeré en ese tema.

Quiero empezar con el resultado, la PMO debe generar que las inversiones realizadas por la organización en proyectos obtengan el resultado financiero, operativo, calidad, mercado u otro para el cual se destinó dicha inversión, nadie, ni la mejor metodología, ni la mejor consultora, ni el profesional más preparado puede asegurar (asegurar = 100% de certeza) que se conseguirá lo planeado y lo estimado como expectativa organizacional, pero la PMO, a través de sus procesos internos si pueden gestionar el logro de dichos expectativas cuantificables, quiero hacer hincapié en lo cuantificable, todo lo subjetivo es discutible y pierde valor, todo lo objetivo generado por la prueba cuantificable y palpable de un resultado no pierde su valor.

Señores empresarios y profesionales, cuando piensen en PMO no piensen en la metodología que resolverá sus problemas, pero, cuando piensen en dar un paso adelante para cada vez ser más eficientes en la obtención de los resultados de su inversión, piensen en una PMO.

Ya que mencioné lo cuantificable, voy a dedicarle una línea a aquellos profesionales y empresas consultoras relacionadas a las funciones o servicios de PMO, señores de las organizaciones si buscan resultados a través de la PMO "no compren metodologías mágicas, no compren documentos con bonito formato, no compren certificaciones sin un propósito, no compren software o herramientas sin un modelo maduro, no compren teoría pura".

Aquí explico como la PMO genera los resultados que la organización necesita, lo estoy representando como una secuencia, pero es solo para fines gráficos y explicativos, realmente es más dinámico:

1. Gobierno de PMO, donde se definen las políticas y procesos que debe de seguir la PMO en la organización, este gobierno tiene alcance a toda la organización no solo a la PMO si existe o a las personas relacionadas a la gestión de proyectos.
2. Planeamiento Estratégico, es muy posible que exista una unidad de planeamiento o un responsable del planeamiento, la PMO es complementaria y ayuda a la definición de los KPI de rendimiento del plan y las herramientas necesarias para medir el logro de los objetivos (cuantitativamente)
3. Formación de Carteras, habitualmente esta actividad está incluida dentro del planeamiento estratégico, pero es una tarea que se realiza en cualquier momento del año o del ciclo de la organización, donde se evalúa cuantitativamente, con información y análisis la cartera que más le conviene invertir a la organización.
4. Estructuración de Carteras, este es uno de los procesos que no se conoce o utiliza, porque lo que se acostumbra en las organizaciones es determinar (no formar hay una gran diferencia) la cartera y luego se lo pasan a su Project manager o PMO o responsables de proyectos para que lo ejecuten (planifiquen, implementen, controlen y cierren), la estructuración de carteras es la evaluación de los proyectos y programas, estructuración de la organización (financiera, Budget, personas, roles, funciones, capacidades, recursos, etc) necesario para atender dicha cartera (es muy diferente al plan del proyecto).
5. Modelo de PMO, se aplica y refina el modelo que se tiene de PMO, si no se tiene, deben empezar a tenerlo, es como que una organización funcione sin un modelo financiero o sin un modelo de recursos humanos, etc, de funcionar puede funcionar, pero de que funcione bien es otra cosa.
6. Evaluación del ROI 1, que es el ROI generado de la implementación de la cartera basado en los riesgos de perdida.
7. InOperation - Evaluación del ROI - 2, momento en que lo generado por los proyectos forme parte de la operación de la organización.
8. Preparación y formación, en casi todas las organizaciones y me encantaría decir en todas excepto x organizaciones, se habla mucho de lecciones aprendidas y a lo mucho lo registran en un archivo que pasa al olvido, la PMO atiende a través de formación, políticas nuevas o modificadas, estructuras y demás, todas aquellas experiencias que volverán cada vez más eficiente la inversión en proyectos para la organización.

Harry Céspedes
MOS Latam

---

• @2019 MOS Latam Advisory