Necesitamos ¿una PMO? ¿Gobierno de PMO? frente a las carteras cada vez más transversales

Conozco muchas empresas que cuentan con áreas o unidades y hasta personas con la denominación de PMO, pero están muy lejos de contar con algo parecido a una PMO, si buscamos culpables podríamos mencionar a consultores y consultoras que dan servicios PMO sin ser especialistas y también al mal uso o entendimiento de las metodologías y buenas prácticas.

"en las empresas suelen referirse a una persona como EL PMO, cuando presentan al responsable de la PMO, lo presentan como el PMO, será que al gerente de TI hay que presentarlo como el TI o al gerente de operaciones como el Operaciones"

El saber si la empresa necesita una PMO va más allá de una denominación correcta, para saber si necesita una PMO primero debe saber que es una PMO, los beneficios que le DEBE generar una PMO y por otro lado tener claro lo que necesita, esto último referido a ser consiente y abierto a lo que podría implicar atender esa necesidad.

"no puedes resolver un problema que no lo reconoces como problema, y reconocerlo como problema es darles la verdadera dimensión a sus impactos"

Muchos amigos empresarios y clientes me hacen la pregunta de si necesitan o no una PMO, mi respuesta es que su pregunta no es la correcta, la respuesta a esa pregunta se genera de la respuesta a otras preguntas como, ¿mis inversiones en proyectos están siendo rentables? ¿los proyectos que implemento están entregando los resultados para los que fueron concebidos? ¿las carteras de proyectos de mi empresa aportan a mi plan estratégico? ¿puedo medir objetivamente la eficiencia de mi plan estratégico? ¿los riesgos de mi empresa están alineados al gobierno de proyectos y/o PMO? ¿tengo problemas entre mi plan financiero y la cartera de proyectos? Y muchas otras preguntas que dependen de cada empresa, no existe un checklist predeterminado, cada empresa es un mundo particular.

La PMO se basa en un Gobierno de PMO, he dirigido PMOs que por ende cuentan con un Gobierno de PMO, pero también he asesorado empresas que no cuentan con una PMO y les he recomendado no implementarla porque son lo suficientemente flexibles organizacionalmente hablando que el Gobierno de PMO puede ser llevado por funciones distribuidas en distintas gerencias y la función de Oficial de PMO recae sobre el CEO o alguna otra posición de acorde a las particularidades de la empresa.

"dejemos claro, la PMO es una entidad no una persona, la PMO no es lo mismo que Project management, tampoco es el club de los Project managers ni mucho menos la biblioteca de documentos y metodologías"

El dinamismo de los mercados está obligando a muchas empresas a la transformación o a perseguir mayor eficiencia (que no son lo mismo), lo cual, genera proyectos para poder cubrir dichas tendencias o necesidades, pero lo nuevo es que estas carteras son cada vez más transversales y esto significa que los proyectos tienen cada vez un mayor impacto transversal en las empresas (personas, procesos, tecnología, gobierno, estructura organizacional, etc).

Por tal motivo la PMO cuyo alcance es transversal y una de sus funciones es integrar el management relacionado a la cartera de proyectos, tiene una relación muy estrecha con el change management, pero la gestión del cambio debe ser responsable, por eso existen especialistas que son quienes deben liderar la gestión de cambios "zapatero a sus zapatos", hay que perder el miedo a pedir ayuda, hay perder el miedo de vez en cuando de apoyarse de PROFESIONALES especialistas. El motivo de muchos casos de fracaso de PMO es por la gestión del cambio, se concentraron en la metodología, en los formatos, en las certificaciones, en pedir el compromiso de la alta gerencia en el kick off, pero se olvidan de las esencias bases de la PMO.

En conclusión, la PMO es una entidad que debe poder generarle a la empresa resultados financieros y operativos, a través de la cartera de proyectos, y se vuelve cada vez más crítico en las carteras de proyectos transversales (innovación, transformación, eficiencia).

Autor: Harry Cépesdes

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