Empezamos basándonos en el valor que percibe la alta dirección respecto de la PMO, debemos diariamente preguntarnos ¿Qué le aporta la PMO a la empresa o
institución?, la respuesta debe ser muy clara o al menos camino a ser clara.
Muchos sienten que tiene una PMO porque contrataron a una consultora o internamente desarrollaron la o las metodologías de gestión de proyectos, otros dicen tener una PMO
porque diseñaron todos los formatos que los proyectos deben llenar y el proceso de control de proyectos, otros porque en el 2020 todos los miembros se certificaron (lo cual es bueno),
otros porque tienen en cada proyecto un Gantt, actas e informes y más.
Es mentira que la PMO empieza grande o es solo para empresas grandes o que implica grandes cambios organizacionales, quizá porque es difícil entender como generar valor a la
organización muchos se enfocan a los activos palpables como metodologías de gestión de proyectos, formatos y herramientas, todo ello sirve y mucho pero no es la esencia
de una PMO.
La PMO debe contar con 5 pilares, los cuales no necesariamente deben nacer maduros y desarrollados, pero deben tener un inicio indispensable de acuerdo a la organización, los pilares son,
GESTION DEL CAMBIO, MANAGEMENT, INFORMACION, INTEGRACION y COMUNICACION, si no tienes estos 5 pilares no tienes una PMO, lo que tienes es un ambiente de gestión de proyectos,
tener GESTION DEL CAMBIO no es tener escrito en un papel los riesgos o una matriz de capacidades de los recursos elaborado por el mismo equipo PMO sin una asesoría especializada,
la GESTION DEL CAMBIO es un tema serio y especializado, lo mejor es tener una base de referencia especializada, si eres una pequeña empresa puedes contratar una asesoría
pequeña que tu empresa puede pagar y con esa base caminar, pero no trates de hacer algo que no sabes, otro pilar el MANAGEMENT, que muchos confunden con Project Management, cuando
me refiero al MANAGEMENT es en todo el entorno de proyectos de la organización en todos los niveles lo cual incluye el velar que los portafolios generen lo que deben, INFORMACION, es
mucho más que tener una tool (herramienta, PPM, PMIS), INFORMACION no son datos, es el resultado de que también están organizados mis procesos de gestión de la
PMO para producir ese activo imprescindible para la alta dirección para que tome decisiones (inversiones eficientes, eficiencia operativa, etc), INTEGRACION, ¿realmente
están integrados con los distintos actores de la organización?, ósea, integrados es gestionar la integración, información, intereses, riesgos, impactos, etc,
y finalmente COMUNICACION, no es publicar el estado o avance de los proyectos o felicitar al equipo, la INFORMACION que forma parte de la INTEGRACION, considerando la GESTION DEL CAMBIO y
el MANAGEMENT ¿cómo se COMUNICA? Para tomar decisiones, ¿en qué idioma (entendimiento del receptor) se comunica?, ¿cuál es la forma como se comunica?,
¿realmente sé que lo que comunico sirve? Y muchas preguntas más.
En momentos donde los escenarios del mercado son cambiantes, la PMO debe ser ágil para adaptarse a la estrategia de la organización, no quiero decir que la organización
cambia su estrategia cada 6 meses, pero lo escenarios cambiantes han acortado los tiempos de las acciones estratégicas, la PMO debe acompañar ese cambio o mejor dicho esa necesidad
de cambio.
Finalmente, el quedarse quietos y tranquilos con tener una metodología, formatos y herramientas es una condena de muerte de la PMO o supuesta PMO, la PMO debe ser evaluada
trimestralmente (es mi recomendación), debe contar con un RoadMap de evolución (cambiante) y debe estar conectada a la estrategia bien sea por un hilo o un puente de cemento.
¿No tienes nada de lo anterior? Entonces no tienes una PMO, tienes un ámbito de proyectos.
