Es una pregunta que se hacen con mucha frecuencia Project Managers o directores de proyectos, el C-Level cuando le proponen formar una PMO o cuando sienten que necesitan algo más
(no saben aún con exactitud ¿QUE?) al respecto de los proyectos.
Utilizando una frase muy cierta de una persona que admiro mucho, “Cuando buscas respuestas, encuentras más preguntas”, eso es bueno, contextualizado a la necesidad de la PMO,
se profundiza más en el descubrir la respuesta.
No hay una lista fija de razones, pero si llamémosle GUIAS que nos ayudarán a responder la pregunta, mi opinión está en la línea de lo que dice el PMI en su PMBOK,
la Global Alliance con su PMO Value Ring, el IPMA, la APM y AXELOS por nombrar las instituciones más representativas en Project management y PMO, lo ideal y recomendable es tener un
área materializada de PMO, con una oficina que en la puerta diga PMO, pero no rígidamente indispensable, tengo varios clientes que les va muy bien con una PMO distribuida, y con
distribuida me refiero a que el liderazgo y gobierno de la PMO lo lleva un comité o el CEO o algún ejecutivo con una relación profunda y directa con el resultado que los
proyectos deben generar, y los servicios y funciones también asumidos por distintos ejecutivos, muchas empresas que no tienen una PMO, vienen haciendo algo parecido aunque no lo saben
aún, y son los que más se lo preguntan, tienen proyectos, tienen gerentes de proyectos, tienen herramientas, tienen metodologías, tienen certificados, pero no una PMO, es porque,
la PMO equivocadamente está subvalorada y relacionada a metodología, estandarización o documentación, esta subvaloración, impulsada en parte por todos los mencionan
en las redes la frase "GENERAR VALOR" pero no dicen como, porque no lo saben y obviamente el público receptor queda más confundido que claro sobre la PMO.
Esto es un DROP, así que no me extenderé, necesitas una PMO, si es que no sientes o no percibes o desconoces que le aportan cuantitativamente y mediblemente los proyectos a la
organización, ejemplos recientes, empresas implementan RPA (robotic process automation) que en realidad es RAA (robotic activity automation), compran software, lo implementan y no saben
que ROI les generó, no saben decir exactamente el beneficio, lo mismo con los ERPs. Seguimos con la guía, si la información que recibe el C-Level es subestimada
(porque no está en idioma C-Level), la estrategia es teórica y ligth, concentración en el presupuesto, constante conflicto en la gestión de los proyectos
(entre el equipo de proyectos y el resto de la organización), hay presupuesto pero no finanzas en los proyectos, etc, son las guías para que como mínimo conozcas que es lo
que una PMO le puede generar a tu organización.
Si no sabes que te puede generar la PMO (saber lo que es la PMO) no podrás responder la pregunta, y si ya tienes una PMO y no sabes exactamente lo que te puede generar siempre tendrás
un sabor amargo y posiblemente decidas eliminarla de la organización.
¿Comprarías un auto sin saber que te ofrece ese auto?, mi recomendación a la pregunta de si necesitas o no una PMO, es empezar la respuesta sabiendo por expertos que te puede genera
la PMO, solo tu conoces las necesidades de tu organización y tus expectativas.
